Klachtenprocedure KetoMan

Versie oktober 2021

Algemeen.

In deze procedure wordt verstaan onder:

– KetoMan: een eenmanszaak, statutair gevestigd te Vlissingen, met adres Hendrick Vroomlaan 24, 4383 TM Vlissingen, handelsregisternummer 77190254.
– KetoGroup: een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, statutair gevestigd te Amsterdam, met adres Stuurmankade 342, 1019 WE Amsterdam, handelsregisternummer 82094101.
– Opdrachtgever: iedere natuurlijke of rechtspersoon die opdracht geeft tot door KetoMan geleverde Dienst.
– Cliënt: de natuurlijke persoon, tevens Opdrachtgever, die door KetoMan wordt begeleid of de door Opdrachtgever aangewezen natuurlijke persoon die door KetoMan is geaccepteerd en die zelf op vrijwillige basis heeft gekozen voor begeleiding door KetoMan en tevens heeft ingestemd met de bepalingen uit deze algemene voorwaarden die voor hem/haar van toepassing zijn.
– Diensten: de tussen KetoMan en Opdrachtgever of Cliënt gesloten overeenkomst van opdracht. Hieronder vallen: pakketten (inclusief de bijbehorende intake, coachgesprekken en consulten), coachgesprekken, email advies en WhatsApp coaching.
– Schriftelijk: email of post.

Procedure

Wanneer u als Cliënt of Opdrachtgever een Dienst afneemt bij KetoMan kan het onverhoopt voorkomen dat er iets voor u niet naar tevredenheid of naar wens is (geweest). Wanneer dat het geval is neem dan eerst contact op met KetoMan. Mocht de aard van de ontevredenheid te maken hebben met een specifieke ketocoach van KetoMan en u wilt de ontevredenheid niet bespreken met deze persoon dan gaat een onafhankelijke partij, KetoGroup, graag met u in gesprek om ervoor te zorgen dat er een gepaste oplossing komt. Het gesprek zal dan plaats vinden met de klachtenbemiddelaar van KetoGroup.

Hierna wordt in het kort de KetoMan klachtenprocedure weergegeven en ook de bijbehorende reactietermijnen van KetoMan en KetoGroup:

Voorafgaand aan uw klacht?

In eerste instantie vragen we u om direct in gesprek te gaan met de ketocoach van KetoMan waarover u niet tevreden bent. Hou daarbij rekening met onderstaande zaken.

  • Ga zo snel mogelijk met de betrokkenen in gesprek.
  • Schrijf de te bespreken punten voor u zelf op.
  • Geef de ruimte om gezamenlijk tot een oplossing te komen.
  • Behandel elkaar met respect.

U komt er niet uit met KetoMan? Wat nu?

Als u er niet uitkomt met de betrokkenen of wanneer u niet in gesprek wilt gaan met de betrokkenen kunt u een klacht indienen bij de klachtenbemiddelaar van KetoGroup. U dient de klacht dan schriftelijk in. We adviseren daarbij om andere acties/ gesprekken stop te zetten.

Onderstaand de zaken waar u rekening mee dient te houden in uw brief/ e-mail wanneer u over wilt gaan tot een klacht.

  • Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen);
  • Het betreffende coaching traject die u volgt bij KetoMan;
  • De datum waarop de brief/ e-mail geschreven wordt;
  • Een korte en duidelijke omschrijving van de klacht met daarin eventueel betrokkenen benoemd;
  • Wat u van de klachtenbemiddelaar verwacht?
  • Een (digitale) handtekening
  • Vermeld bij een brief in de linkerbovenhoek van de envelop ‘Klacht’ en in een email een subject dat start met “Klacht”

Nadat KetoGroup uw klacht heeft ontvangen zal KetoGroup binnen 2 weken een ontvangstbevestiging sturen. Binnen 4 weken na ontvangst zal KetoGroup een inhoudelijke reactie op de klacht geven, wanneer KetoGroup uw klacht als gegrond verklaart zal er in de reactie ook een gepaste oplossing aangeboden worden. Mocht de reactie op uw klacht langer op zich laten wachten dan de gestelde termijnen dan ontvangt u hierover een bericht, uiterlijk 4 weken na ontvangst van uw klacht.

De uitspraak van KetoGroup is bindend voor KetoMan en Opdrachtgever of Cliënt.

Klachten worden vertrouwelijk behandeld en ten alle tijde bewaart voor een periode van 3 jaar (36 maanden)

Klachten kunt u sturen naar info@ketogroup.eu of per post naar:

KetoGroup B.V.
t.a.v. Klachtencommissie
Stuurmankade 342
1019 WE Amsterdam